PERBENDAHARAAN MALAYSIA SARAWAK, TINGKAT 16, BANGUNAN SULTAN ISKANDAR, JALAN SIMPANG TIGA, 93592 KUCHING.
|
PERBENDAHARAAN MALAYSIA SARAWAK, TINGKAT 16, BANGUNAN SULTAN ISKANDAR, JALAN SIMPANG TIGA, 93592 KUCHING. |
________________________________________________________________________________________________
Ruj. Kami : PKP(S) 124-1/7/8(5) Tarikh : 18 Mei 2001
Semua Ketua Jabatan Persekutuan, SARAWAK.
Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan, SARAWAK.
Tuan
SURAT PEKELILING KONTRAK PERBENDAHARAAN MALAYSIA SARAWAK BILANGAN 9 TAHUN 2001
Kontrak Pusat Bagi Pembuatan, Pembekalan dan Penghantaran Roti Bantal, Bun, Kek Dan Kaya Kepada Semua Jabatan Persekutuan di Sarawak ( Termasuk Sekolah Kategori 'A','B' dan 'C' ) dan Badan Berkanun Persekutuan Bagi Kawasan Sarikei Untuk Tahun 2001 Hingga 2003
1 . PERIHAL
1.1 Perbendaharaan Malaysia Sarawak telah menambah satu lagi kontrak Pusat bagi Pembuatan, Pembekalan dan Penghantaran Roti Bantal, Bun, Kek Dan Kaya Kepada Semua Jabatan Persekutuan dan Badan Berkanun Persekutuan (Termasuk Sekolah-Sekolah Kategori 'A', 'B' dan 'C') Bagi Kawasan Sarikei Untuk Tahun 2001 Hingga 2003.
2. BUTIR-BUTIR KONTRAKTOR DAN NOMBOR KONTRAK
2.1. Butir-butir mengenai kontraktor, nombor kontrak dan harga ... kontrak seperti di Lampiran 'A'.
3. TEMPOH KONTRAK
3.1. Tempoh kontrak berkuatkuasa mulai 1 April 2001 hingga 31 Januari 2003.
4. HARGA
4.1. Harga di bawah kontrak ini adalah harga bersih bagi satu buku/bantal termasuk semua cukai serta kos pembungkusan pengiriman/penghantaran ke tempat-tempat yang berkaitan. Harga item kontrak seperti di Lampiran 'A'.
5. PENENTUAN
5.1. Pejabat ini akan sentiasa mengawasi tentang mutu bekalan supaya menepati penentuan-penentuan yang telah ditetapkan ... seperti di Lampiran'B'.
6. TEMPOH PENYERAHAN
6.1. Tempoh penyerahan ialah tiga (3) minggu dari tarikh pesanan rasmi dikeluarkan.
6.2. Jabatan-Jabatan Kerajaan adalah dibenarkan untuk membuat pindaan kepada tempoh penyerahan ini kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-
6.2.1. Persetujuan pindaan ini dibuat secara bertulis oleh Pegawai Kewangan Persekutuan atau wakilnya dengan kontraktor.
6.2.2. Pindaan tersebut dimaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia Sarawak sebelum barang-barang tersebut diserahkan.
6.2.3. Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pesanan yang dibuat di bawah peruntukan ini.
6.3. Barang-barang yang diserahkan oleh kontraktor pada masa dan
tarikh yang ditetapkan di dalam Borang Pesanan tidak boleh
ditolak tanpa arahan secara bertulis daripada pegawai yang
membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara 'ad hoc'
tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada kontraktor,
tindakan boleh diambil terhadap pegawai berkenaan termasuk
menanggung segala tuntutan gantirugi oleh kontraktor
berhubung dengan perkara ini. Sebarang penangguhan atau
pindaan kepada tarikh penyerahan hendaklah dibuat secara
bertulis dan sesalinan notis tersebut dihantar kepada
Perbendaharaan Malaysia Sarawak dan Unit yang membuat
bayaran di Jabatan-Jabatan berkenaan.
6.4. Sekiranya Jabatan pemesan telah mematuhi 8.1. dan 9.4. dan kontraktor gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan kecuali bagi keperluan segera sahaja, Jabatan-Jabatan Kerajaan boleh membeli dari punca-punca lain. Perkara pembelian tersebut hendaklah dilaporkan dengan serta merta ke Perbendaharaan Malaysia Sarawak dengan menyertakan sekali salinan Pesanan Tempatan dan inbois/bil yang terlibat.
6.5. Sebarang pesanan yang tidak dilaksanakan oleh kontraktor
mengikut tempoh penyerahan dan pembelian dari punca-punca
lain telah dibuat, Jabatan pemesan hendaklah melaporkan
dengan segera kepada Perbendaharaan Malaysia Sarawak
dengan menyatakan nombor kontrak, nombor pesanan tempatan,
tarikh, kuantiti dan nilai pesanan berkenaan. Sekiranya
pesanan tersebut telah diterima sila juga nyatakan
tarikh penerimaannya.
7. PESANAN MINIMA
7.1. Pesanan minima bagi tiap-tiap satu pesanan untuk satu destinasi tidak dihadkan. Walau bagaimanapun, pesanan hendaklah tidak terlalu sedikit yang boleh mendatangkan masalah dan merugikan kontraktor.
8. ANGGARAN KEPERLUAN
8.1. Semua Jabatan pemesan dikehendaki menghantar jadual anggaran
serta jangkamasa keperluan bagi tahun berkenaan kepada
kontraktor dengan segera untuk memudahkan/membolehkan
kontraktor membuat perancangan pembekalan sebagaimana yang
dikehendaki. Satu salinan jadual berkenaan hendaklah
dipanjangkan kepada Pejabat Perbendaharaan Malaysia Sarawak.
8.2. Sekiranya Jabatan pemesan tidak mematuhi arahan pada 8.1.dan 9.4. kontraktor berkenaan tidak boleh dipersalahkan jika berlaku lewat bekalan kelak.
9. PESANAN
9.1. Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor yang
dilantik mengikut kawasan masing-masing dengan mencatatkan
nombor kontrak, jenis barang dan kuantiti keperluan. Pesanan
terakhir oleh Jabatan mestdah dibuat tidak lewat dari tiga
(3) minggu sebelum tarikh tamat kontrak.
9.2. Keperluan yang terlalu banyak janganlah diminta melalui satu pesanan sahaja tetapi hendaklah dipecah-pecahkan kepada beberapa pesanan. Pesanan itu pula hendaklah dijarakkan tempohnya mengikut jangkamasa yang munasabah. Ini akan memudahkan kontraktor membuat bekalan dan seterusnya memudahkan Jabatan pemesan membuat bayaran bagi pesanan- pesanan berkenaan.
9.3. Bagi pihak pemesan di kawasan pendalaman,sekiranya keperluan pesanan kecil, adalah dinasihatkan supaya membuat satu pesanan untuk keperluan bagi tempoh tiga/empat bulan sekali supaya jumlah bekalan itu memadai dan senang untuk dilaksanakan oleh kontraktor.
9.4. Jabatan pemesan adalah dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing-masing kepada kontraktor supaya pembekalan dapat dijalankan dengan licin dan tepat pada tempat yang dikehendaki.
10. PEMBUNGKUSAN
10.1. Semua barang yang dipesan akan dibungkus dengan sempurna bagi melindungi daripada sebarang kerosakan atau kehilangan. Apa-apa kerosakan atau kehilangan yang disebabkan oleh pembungkusan yang tidak sempurna kontraktor hendaklah diminta mengganti dengan bekalan baru dalam tempoh empat belas (14) hari tanpa apa-apa tambahan kos.
11. PEMERIKSAAN
11.1. Jabatan pemesan hendaklah memeriksa bekalan yang diterima
untuk mempastikan bahawa jenis dan jumlah barang yang
dibekalkan itu adalah sama seperti yang dipesan.Jika didapati
kekurangan, kontraktor hendaklah diminta segera mengganti
jumlah yang kurang itu tanpa apa-apa tambahan kos.
11.2. Semua barang-barang yang dibekalkan mestilah berada di dalam keadaan baik. Barang-barang yang didapati rosak atau cacat semasa penerimaannya hendaklah ditolak dan kontraktor diminta mengganti dengan bekalan baru tanpa apa-apa tambahan kos. Penolakan ini liendaklah dibuat serta-merta dan secara bertulis dan disalinkan kepada Pejabat Perbendaharaan Malaysia Sarawak.
12. KAWALAN KUALITI
12.1. Jika ada apa-apa keraguan tentang kualiti barang-barang disebabkan kerosakan pembungkusan, Jabatan pemesan hendaklah meininta kontraktor menggantikan barang-barang yang diragui kualitinya dengan bekalan baru tanpa apa-apa kos tambahan. Penolakan hendaklah dibuat secara bertulis dengan salinan kepada Pegawai Kewangan Persekutuan, Perbendaharaan Malaysia Sarawak pada hari penolakan itu dibuat. Kontraktor mestilah menggantikan barang-barang tersebut dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan.
13. TEMPOH AKHIR PENGADUAN
13.1. Jabatan pengguna hendaklah mengemukakan apa-apa aduan mengenai kontrak ini dengan serta-merta dan tidak lewat daripada tiga (3) bulan selepas tarikh tamat kontrak. Perbendaharaan Malaysia Sarawak tidak akan bertanggungjawab atas apa-apa masalah yang berbangkit akibat dari kegagalan Jabatan mematuhi arahan ini.
14. PEMBAYARAN BIL
14.1. Pembayaran terhadap bil-bil yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah dibuat mengikut tatacara yang ditetapkan oleh Akauntan Negara Malaysia.
14.2. Pembayaran hendaklah dibuat terus kepada kontraktor.
14.3. Bagi pesanannya yang telah disempurnakan oleh kontraktor dengan memuaskan, bil mengenai dengannya hendaklah dijelaskan dalam tempoh tiga puluh (30 hari) dari tarikh bil itu diterima.
14.4. Walau apapun peraturan atau tatacara penerimaan barang-barang yang diamalkan oleh sesuatu Jabatan pengesahan penerimaan barang-barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan kontraktor mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa segera. Jabatan tidak perlu menunggu laporan ujian Jabatan Penguji untuk membuat bayaran.
15. PENGGUNAAN KONTRAK
15.1. Semua Kementerian, Jabatan dan Badan Berkanun dan Agensi- Agensi yang berkenaan di bawah kelolaan masing-masing hendaklah menggunakan kontrak ini sahaja dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran Pegawai Kewangan Persekutuan, Perbendaharaan Malaysia Sarawak.
15.2. Penentuan dalam kontrak ini adalah penentuan gunasama pelbagai
Jabatan. Sekiranya penentuan itu tidak sesuai dengan
keperluan Jabatan pengguna, sila kemukakan penentuan yang
diperlukan, dengan menyatakan perbezaan dari penentuan
kontrak ini serta justifikasi mengapa perbezaan itu perlu.
15.3. Perbendaharaan Malaysia Sarawak seterusnya akan menimbangkan pengecualian daripada menggunakan Kontrak Pusat dan perolehan melalui aturcara lain.
16. HAL-HAL LAIN
16. 1. Jika terdapat sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan pengguna adalah dinasihatkan menghubungi Pejabat Perbendaharaan Malaysia Sarawak seperti di alamat di atas atau melalui telefon no.082-421333 kepada Encik Mohd. Saiful Sungkih bin Abdullah - sambungan 243.
Sekian, terima kasih.
"Sentiasa Mesra, Teliti dan Cepat"
" BERKHIDMAT UNTUK NEGARA "
Saya yang menurut perintah,
t.t.
(HAJI MOHD. ARIFF BIN HAJI YUSOF) Pegawai Kewangan Persekutuan, Perbendaharaan Malaysia, Sarawak.
LAMPIRAN 'A'
| Nama, Alamat, No. Kontrak Dan No. Telefon Kontraktor | Nama Dan No. Akaun Bank | Kawasan | Item | Harga Kontrak (RM) | ||
| Agensi Lain & Sek. Kat. 'A' | Sek. Kat. 'B' | Sek. Kat. 'C' | ||||
| Asaku Enterprise No. 15, Tingkat Satu, Jalan Jubli Mutiara, 96100 Sarikei. No. Kontrak : No. Tel : 084-651918 No. Fax : 084-659918 |
Hong Leong Bank Berhad No. Akaun : |
Sarikei |
Roti Bantal (350 gm) |
1.30 | 1.40 | 1.55 |
| Roti Bun (80 gm) |
0.35 | 0.40 | 0.45 | |||
| Kek (50 gm) |
0.40 | 0.40 | 0.40 | |||
| Kek (65 gm) |
0.40 | 0.40 | 0.40 | |||
| Kaya (425 gm) | 2.30 | 2.30 | 2.30 | |||
LAMPIRAN 'B'
SPESIFIKASI ROTI & KEK
1. Roti dan Kek hendaklah ditanggung halal.
2. Roti dan Kek hendaklah lembut, tidak masuk angin, tidak hancur dan tidak berkulat.
3. Roti dan Kek hendaklah mempunyai kandungan dari bahan-bahan yang dibenarkan mengikut Akta Makanan 1983 dan Peraturan Makanan 1985 hendaklah mengandungi bahan-bahan seperti berikut:-
3.1 Tepung 3.6 Milk Powder
3.2 Gula 3.7 Air (ICE)
3.3 Yeast 3.8 Garam
3.4 Bacom 3.9 Improver
3.5 Voltitex 3.10 Shortening
4. Roti Bun hendaklah mengandungi inti sama ada:-
4.1 Mentega atau
4.2 Kacang
5. Berat bagi tiap-tiap satu Roti Bun ialah 80 gm, Kek 50gm/65gm dan berat bagi Roti Bantal ialah 350gm/440gm.
6. Roti hendaklah dibungkus dalam plastik dan tidak boleh masuk angin dan seterusnya diisi dalam kotak kertas yang dalam keadaan baik. Tiap-tiap bungkusan plastik hendaklah diemboskan dengan:-
6.1 Nama dan alamat Pembuat:
6.2 Tarikh Akhir Guna (Expiry Date):
6.3 Bahan-Bahan Kandungan:
6.4 Berat Kandungan: dan
6.5 Dicop dengan "Hak Kerajaan"
7. Kelapa hendaklah segar dan tua yang mengeluarkan banyak santan.
8. Tepung gandum hendaklah bersih, dikilang dengan sempurna dan mempunyai kualiti yang terbaik.
9. Sri Kaya hendaklah mempunyai rasa yang sedap dan tidak mempunyai bau yang tengik atau menunjukkan tanda-tanda rosak atau basi.
10. Sri Kaya ini hendaklah dimasukkan didalam kontena plastik dan diproses dengan sempurna supaya ia dapat dikekalkan dalam keadaan baik.
TANDAKENAL/TANDA KETERANGAN DI KONTENA PLASTIK
1 . Di luar tiap kontena plastik hendaklah ditanda dengan tandakenal "HAK KERAJAAN MALAYSIA" dan tanda keterangan berikut:-
a) Nama Bahan
b) Berat Bersih
c) Tarikh Pengeluaran
d) Tarikh Luput
e) Ramuan (Ingredient)